Eventlocation für die Firmenfeier finden: Welche 10 Kriterien zählen?
Eine passende Eventlocation für die Firmenfeier finden Sie am schnellsten, wenn Sie zuerst Gästezahl, Format und Wunschtermin festlegen und danach jede Location an denselben zehn Kriterien messen: Kapazität, Bestuhlung, Technik, Anfahrt und Parken, Catering, Lautstärke, Barrierefreiheit, Verfügbarkeit, Schlechtwetter-Plan und Kostentransparenz. Wer diese Punkte schriftlich abfragt, kann Angebote fair vergleichen.
Vorab klären: Format, Gästezahl, Termin
Bevor Sie Locations vergleichen, sollte intern feststehen, was für ein Abend es werden soll: ein gesetztes Dinner mit Reden, eine lockere Party mit Flying Buffet, ein Sommerfest mit Familien oder eine Mischung aus Programm und Feier. Daraus ergeben sich Raumbedarf, Technik und Ablauf. Halten Sie außerdem eine realistische Gästezahl fest und zwei bis drei mögliche Termine.
Die 10 Kriterien im Überblick
1. Kapazität
Fragen Sie nicht nur nach der Maximalzahl, sondern nach der Kapazität für Ihr Format. Ein Stehempfang braucht deutlich weniger Fläche als ein Dinner mit Tanzfläche, Bühne und Bar. Ein Raum, der zu groß ist, wirkt leer – einer, der zu klein ist, wird eng an Buffet und Garderobe.
2. Bestuhlung und Raumaufteilung
Runde Tische fördern Gespräche, lange Tafeln wirken festlich, Reihenbestuhlung eignet sich für Vorträge und Ehrungen. Lassen Sie sich einen maßstäblichen Bestuhlungsplan zeigen, auf dem Bühne, Bar, Buffet und Fluchtwege eingezeichnet sind.
3. Technik
Klären Sie, was vorhanden ist und was zugemietet werden muss: Tonanlage, Funkmikrofone, Leinwand und Beamer, Bühne, Licht. Wichtig ist auch, wer die Technik am Abend betreut.
4. Anfahrt und Parken
Wie weit ist die Location vom Firmensitz entfernt, gibt es eine Bahnanbindung, wie viele Parkflächen stehen direkt am Gelände zur Verfügung? Planen Sie die Heimfahrt mit: Shuttle oder Taxi-Sammelpunkt machen es leichter, das Auto stehen zu lassen.
5. Catering und Getränke
Prüfen Sie, ob die Location eine feste Gastronomie hat oder ob Sie einen Caterer selbst beauftragen. Fragen Sie nach Verpflegungsformen (Buffet, Menü, Flying Buffet, Live-Cooking), nach vegetarischen und veganen Optionen sowie nach der Abrechnung der Getränke: Pauschale bis zu einer festen Uhrzeit oder nach Verbrauch.
6. Lautstärke und Sperrzeit
Bis wann darf Musik laufen, gibt es Nachbarn, Auflagen oder Tiere auf dem Gelände? Lassen Sie sich die Endzeit verbindlich bestätigen, bevor Sie DJ oder Band buchen.
7. Barrierefreiheit
Ebenerdiger Zugang, ein rollstuhlgerechtes WC und Parkplätze für Menschen mit Behinderung sollten Sie gezielt abfragen – gerade bei historischen Gebäuden gibt es oft Einschränkungen, etwa Emporen, die nur über Treppen erreichbar sind.
8. Verfügbarkeit und Vorlauf
Beliebte Termine im Dezember und Freitage im Sommer sind früh vergeben. Werktags sind viele Locations besser verfügbar und oft flexibler im Ablauf.
9. Schlechtwetter-Plan
Ist ein Teil draußen geplant, etwa ein Empfang oder ein Grillabend, braucht es eine Alternative unter Dach, die ohne großen Umbau funktioniert.
10. Kosten und Ansprechpartner
Vergleichbar werden Angebote erst, wenn Miete, Speisen, Getränke, Personal, Technik und Reinigung getrennt ausgewiesen sind. Ebenso wichtig: eine feste Ansprechperson, die den Abend von der Planung bis zum Ende begleitet.
Checkliste für die Besichtigung
- Bestuhlungsplan für Ihre Gästezahl und Ihr Format liegt vor
- Vorhandene Technik und Zusatztechnik sind schriftlich aufgelistet
- Anfahrt, Parkflächen und Heimweg (Shuttle, Taxi) sind geklärt
- Menü- und Getränkeform sowie Abrechnungsart stehen fest
- Endzeit der Musik ist verbindlich bestätigt
- Zugang, WC und Parken für Gäste mit Einschränkungen sind geprüft
- Plan B bei Regen ist benannt
- Angebot weist alle Kostenpositionen getrennt aus
So machen wir das in der Alten Reithalle 1894
Auf der Verbandsanlage des Holsteiner Verbandes in Elmshorn sind für Firmenfeiern, Weihnachtsfeiern, Sommerfeste und Jubiläen 80 bis über 1.000 Gäste vorgesehen. Die denkmalgeschützte Alte Reithalle misst 40 × 20 Meter (800 m² stützenfrei); als Planungswerte nennen wir 240 Gäste an runden Tafeln, rund 600 Plätze in Reihen und bis 500 im Stehempfang. Für Tagungen und Business-Events steht zusätzlich die Fritz-Thiedemann-Halle mit 812 festen Tribünenplätzen sowie Licht- und Tonanlage bereit, für kleinere Runden das Casino mit bis zu 60 Personen.
Die Anlage liegt rund 24 km von Hamburg-Altona entfernt, mit Anschluss über die A23 und den Bahnhof Elmshorn; Parkflächen liegen direkt am Gelände. Küche, Service und Getränke kommen von Harry's – Haus am See. Sperrzeit und Lärmschutz stimmen wir vorab mit der Stadt und dem Verband ab, weil die Ställe auf demselben Gelände liegen. Für Weihnachtsfeiern empfehlen wir eine Anfrage bis Ende August. Eine Preisliste gibt es nicht: Jede Feier wird nach Gästezahl, Paket und Jahreszeit kalkuliert, eine Rückmeldung erhalten Sie innerhalb von 48 Stunden. Mehr zu Räumen und Paketen finden Sie auf der Startseite.
Speziell für die Weihnachtsfeier lohnt ein Blick auf weihnachtsfeier-elmshorn.de; wer nur Speisen für die eigenen Räume sucht, findet sie bei Catering & Partyservice Elmshorn.
Häufige Fragen
Wie früh sollte man eine Location für die Weihnachtsfeier buchen?
So früh wie möglich, denn Freitage und Samstage im Dezember sind schnell vergeben. Für die Alte Reithalle 1894 empfehlen wir eine Anfrage bis spätestens Ende August.
Wie viele Gäste passen in die Alte Reithalle?
Die Halle misst 40 × 20 Meter und ist für bis zu 1.000 Besucher dokumentiert. Als Planungswerte gelten 240 Gäste an runden Tafeln, rund 600 Plätze bei Reihenbestuhlung und bis 500 im Stehempfang. Die genehmigte Höchstzahl wird im Einzelfall abgestimmt.
Gibt es auf der Verbandsanlage Parkplätze?
Ja, Parkflächen liegen direkt am Gelände. Für den Heimweg werden Shuttle und Taxi ab dem Vorplatz organisiert.
Was kostet eine Firmenfeier in der Alten Reithalle?
Es gibt keine Preisliste. Jede Veranstaltung wird einzeln nach Gästezahl, Raum, Paket, Extras und Jahreszeit kalkuliert; das Angebot erhalten Sie nach Ihrer Anfrage innerhalb von 48 Stunden.
Weiterlesen im Ratgeber
Stand: Oktober 2026. Alle Angaben zu Räumen und Gästezahlen sind Planungswerte; maßgeblich ist die im Einzelfall genehmigte Höchstzahl.